Específicamente, ¿qué es una intranet?

Considérela como un sitio de Internet interno, diseñado para ser utilizado dentro de los límites de la compañía. Lo que distingue una intranet de la Internet pública, es que las intranets son privadas.

¿Por qué una intranet?

Las organizaciones generan día a día gran cantidad de información derivada de la operativa diaria de los negocios, memorandos, reportes, información de productos, análisis de mercados, contratos, artículos de interés, minutas de reunión,  información interna, manuales y procedimientos, etc.  Las organizaciones viven de esta información, pero su acceso no es siempre fácil de tener. Si no está organizada, relacionada y distribuida de forma apropiada, no genera valor para el negocio, desaprovechando uno de los activos más importantes de la Empresa: El Conocimiento. Como consecuencia se incurre en costos para la nueva generación y distribución de información que podría haberse aprovechado de experiencias anteriores y las personas tienden a depender de la interconexión informal y la rutina de "a quién conoces". Con una intranet, existe un repositorio de información a lo largo y ancho de la empresa, un lugar al cual acudir para consultar un reporte anual, un manual de prestaciones, reservar la sala de conferencias, localizar una forma de reporte de gastos, revisar las políticas de vacaciones de la compañía o discutir sobre un tema.

Esta información está disponible las 24 horas del día, los siete días de la semana para cualquiera que tenga acceso, ya sea estando de viaje, trabajando en casa o en una oficina remota. No se tiene que esperar a que la respuesta a una pregunta viaje lentamente por los canales tradicionales de la compañía. Características más sofisticadas de la intranet permiten a los empleados llenar formularios en línea, consultar archivos visuales, ordenar materiales y accedan a los sistemas de información de la compañia.

Los beneficios e implicaciones de una intranet pueden ser enormes. Al poner los documentos disponibles electrónicamente, los gastos pueden reducirse dramáticamente. Se estima que un empleado promedio consume entre un 25% y 30% de su tiempo buscando información. Otra ventaja es la fácil actualización, que no cuesta casi nada. Por ejemplo, el movimiento interno del personal hace que los directorios telefónicos de la compañía se hagan obsoletos antes de ser impresos. Una vez que los directorios están en línea, los números telefónicos pueden cambiarse con sólo pulsar algunas teclas.

Pero la intranet no se limita únicamente a compartir documentos electrónicos, promueve nuevas formas de colaboración y acceso a los sistema. Ya no es necesario reunir a todos en una sala para discutir un proyecto. Maquetas preliminares, diseños e información pueden ser compartidos en línea, a través de una junta virtual, donde cada participante puede estar en su propio escritorio, viendo un documento y discutiéndolo por teléfono, con telefonía en línea, o a través de un foro de discusión. Equipos de personas alrededor del mundo pueden trabajar juntos sin tener que invertir en gastos de viaje. El resultado de esto es un aumento increible en la eficiencia acompañada de una reducción de costos.